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Mehr machen + weniger planen = Produktivität!

Eine Tatsache vorweg: Ich liebe To Do-Listen! Zwischen mir und der To Do-Liste besteht schon seit längerem eine seltsame Beziehung: Schon allein der Gedanke, einen Punkt auf einer solchen Liste abzuhaken oder durchzustreichen verzückt mich außerordentlich!
Aber irgendwie bringen mich diese hochgelobten Aufzählungen von Dingen für mehr Produktivität nicht mehr weiter. Warum das so ist und wie ich dieses „Problem“ lösen kann, erfahrt ihr jetzt im Beitrag.

Die Krux mit den To Do-Listen

Es ist ein ganz normaler Arbeitstag, oder ein ganz normaler Tag daheim… Ich bin umgeben von virtuellen und analogen To Do-Listen. Echt jetzt… daheim sind es mindestens fünf Stück! Einkaufsliste, Arbeits-To Dos, Wunschliste etc. blabla. Und auf allen stehen verschiedene Sachen und sie sehen alle anders aus. Ein paar sind auf lose Blätter geschrieben, andere in den Filofax, wieder andere finde ich auf meinem Handy, den Rest in der Cloud. Verwirrend? Ja!
Und genau an so einem Tag, an dem ich feststellen musste, dass ich mich selbst in meiner Produktivität sabotiere, musste ich etwas ändern. Oder zumindest beschließen, etwas zu ändern.

Ohne Liste?

Nein, ganz ohne To Do-Listen soll es nicht weitergehen. Aber ich habe festgestellt, dass ich mehr Übersicht und Produktivität brauche. Denn durch das Aufteilen von To Dos auf verschiedene Listen und Medien bewirke ich genau das, was ich verhindern will. Ich vereinfache nicht, sondern teile nur auf. Und genau das ist nicht Sinn der To Do-Liste. Ihr Sinn sollte es viel mehr sein, Arbeit sichtbar zu machen und somit ein besseres Bewusstsein für zu Erledigendes zu schaffen. Denn gerade bei der Schwierigkeit sich zu motivieren und zu strukturieren ist es wichtig, sich seine Arbeit unmittelbar sichtbar zu machen.

To Do-Listen entrümpeln

Im ersten Schritt beginne ich meine Systematik neu zu durchdenken und zu verschlanken. Zuerst trenne ich mich von allen Plattformen; bis auf eine.
Ich habe mich dazu entschieden, meine To Do Listen in Zukunft ausschließlich analog zu pflegen. Ich schließe aber nicht aus, in Zukunft wieder auf rein digitale Listen umzusteigen, wenn es sich als praktischer erweisen sollte, eventuell nach der Anschaffung eines neuen Smartphones.
Also: Weg mit der To Do-App auf dem Handy und dem PC. Diese beiden Tools werde ich nicht mehr nutzen. Der angenehme Nebeneffekt ist ein aufgeräumteres Interface auf den Geräten.
Im nächsten Schritt überlege ich mir noch einmal: Wo sollen deine Listen in Zukunft stehen?
Im Filofax! Macht Sinn, da ich den sowieso immer daheim und auf der Arbeit zur Hand habe. Für die Liste an sich reicht mir ein einfaches Blatt zwischen den Kalenderblättern; eines für zwei Wochen sollte genug sein.

Photo by: Brandon Redfern

Photo by: Brandon Redfern

Neue Systematik für mehr Produktivität

Für eine besser strukturierte Liste setze ich mir das Limit, nur kleinere To Dos aufzuschreiben. Dinge, die viel Zeit in Anspruch nehmen und langwiering sind haben nun nichts mehr auf der Liste zu suchen. Große Sachen vergesse ich nicht so leicht – kleine, schnelle To Dos aber schon. Deshalb finden sich jetzt nur noch To Dos auf der Liste, die ich innerhalb eines Tages erledigen kann. Dinge, die ich immer wieder erledigen muss, haben auch nichts auf der Liste zu suchen. Würde ich diese Sachen auch aufschreiben, würde die Liste schon bald aus allen Nähten platzen und ihren Zweck komplett verfehlen.
Ich will es mir ja einfacher und strukturierter machen – und nicht noch unübersichtlicher.

Ein Beispiel:

Das gehört drauf
– Mail-Postfach aufräumen und Spam löschen
– die Einkaufsliste (mehr als 10 Sachen kann ich mir beim besten Willen nie merken!)
– ein Rezept beim Arzt bestellen
– einen Termin vereinbaren

Das nicht
– weniger Zeit auf Facebook verbringen
– Abschminken

Denn im Vordergrund einer To Do Liste steht für mich immer noch die Unterstützung/Steigerung der Produktivität und nicht das reine Auflisten von To Dos.

Was lernen wir daraus?

Die Haupterkenntnis der verunglückten Nutzung von mindestens drei Listen gleichzeitig auf drei verschiedenen Medien ist folgende: Ich brauche eine To Do-Liste. Das ist ganz einfach meiner natürlichen Produktivität daheim geschuldet, die ohne visuellen Anreiz einfach gegen Null geht. Daheim bin ich einfach faul und denke nicht immer an alles was ich noch machen will/muss. Außerdem bin ich wirklich vergesslich, wenn ich mir nicht alles aufschreibe.
Ergo: Ich brauche einfach eine Liste!

Aber so eine To Do-Liste muss ich besser organisieren als vorher: Mit nur noch einer Liste und nur noch den wichtigen To Dos darauf! So lautet der Plan! Wahrscheinlich sollten wir alle ein bisschen mehr einfach machen und darauf achten und mit überflüssigem Aufschreiben auf unzählige Listen nicht selbst zu verwirren.
Ihr werdet erfahren, ob mein Plan aufgeht und mir in Zukunft mehr Produktivität beschert…

2 Kommentare

  1. Ohja, ich trage auch immer 5 to do Listen in meiner Tasche herum, meistens schau ich nicht mal drauf :-) Irgendwie entsteht in meinem Kopf der Irrturm, dass alles was niedergeschrieben ist, schon fast erledigt ist. Sehr tückisch. Bin gespannt wie du mit deinem neuen System klar kommst.
    Liebe Grüße

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    • Ich liebe auch To Do Listen…. aber in digitaler Form konnte ich damit noch nie etwas anfangen. Ich hab immer nur eine auf einem Zettel. Ein Zettel ist sicher auch minimalistischer und sinnvoller. Hier trenne ich optisch manchmal berufliche Sachen von privaten oder innerhalb der Wohnung und ausserhalb. Manchmal schreib ich diese Liste noch einmal um, und schreibe die ca. Dauer der Tätigkeit oder bis wann es heute erledigt sein soll. Das schaut dann ca. so aus.
      Wohnung saugen bis 10.30
      Glühbirne wechseln bis 10.40
      Einkaufen bis 11.30
      Tasche für Sport packen bis 11.40 ( dafür brauche ich natürlich keine 10 Minuten aber man trödelt ja auch einmal !)
      Geschenk einpacken Karte schreiben für Feier bis 12.00
      um 12 losfahren….

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